Introducción
La protección de datos en el mundo empresarial ha cobrado un gran protagonismo en los últimos años, y es que el creciente uso de las Nuevas Tecnologías de la Información, tanto a nivel personal como empresarial, ha traído consigo una gran preocupación por la protección de la información personal. Este recelo se suma al mandato del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, que establece normas muy estrictas para las empresas que recogen y procesan datos personales.
Es más, tanto las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) deben tomar medidas para asegurarse de que sus sistemas y procesos de recogida y uso de datos estén en conformidad con estas regulaciones. Este artículo ofrece una guía práctica sobre protección de datos para PYMEs, haciendo hincapié en la importancia de adoptar un enfoque proactivo y consciente hacia la protección de datos.
Conociendo el marco legal: el RGPD
El Reglamento General de Protección de Datos se convirtió en ley en la Unión Europea en 2016, pero daba un plazo de dos años para su aplicación total, que empezó en mayo de 2018. El RGPD es aplicable a todas las organizaciones que manejan datos personales de ciudadanos de la UE, independientemente de dónde estén ubicadas geográficamente.
El RGPD establece derechos claros para los ciudadanos de la UE en relación con sus datos personales. Asimismo, impone responsabilidades y obligaciones a las organizaciones que recogen, procesan, almacenan y/o transfieren esos datos personales.
Qué son los datos personales
Los datos personales son cualquier tipo de información relativa a una persona física identificada o identificable. Esto incluye directamente cosas como nombres, direcciones físicas, direcciones de correo electrónico y números de teléfono, que pueden identificar a una persona de manera inequívoca.
Más allá de eso, los datos personales también incluyen información que, cuando se combina con otra información, pueda conducir a la identificación de una persona. Esto puede ser información demográfica, datos de localización, información de salud, datos económicos, de empleo, y de identificadores electrónicos como direcciones IP, cookies, entre otros.
Las responsabilidades de las PYMEs con respecto a los datos personales
Todas las empresas tienen la responsabilidad de manejar los datos personales de manera legal, justa y transparente, para una finalidad específica y con base en una de las seis bases legales establecidas por el RGPD. Además, solamente deben recoger los datos necesarios para esa finalidad y no pueden guardarlos una vez haya pasado el tiempo necesario para cumplir esa finalidad.
Las empresas también están obligadas a mantener la seguridad de los datos y a notificar cualquier violación de seguridad que tenga como resultado el acceso, la pérdida, la alteración o la divulgación no autorizada de datos personales.
Esto incluye:
– Recoger solo la información necesaria para cumplir con el propósito del tratamiento.
– Garantizar que los datos personales son correctos y están actualizados.
– Almacenar los datos personales por un período no superior al necesario para los fines para los que los datos personales fueron recopilados.
Cómo implementar una buena protección de datos en las PYMEs
Una protección de datos efectiva en las PYMEs depende de dos componentes principales: la tecnología y las personas. En términos de tecnología, deben implementarse controles técnicos adecuados para evitar el acceso no autorizado a los datos.
Esto puede incluir cosas como el uso de firewalls, la actualización regular del software y los sistemas operativos, el uso de programas antivirus, y el cifrado de los datos tanto en reposo como en tránsito. Además, las copias de seguridad regulares de los datos también son esenciales para proteger contra la pérdida de datos.
Desde el punto de vista humano, es esencial contar con políticas claras y procedimientos de trabajo seguros que el personal debe seguir.
Capacitar a los empleados en la protección de datos
Los errores humanos son una causa común de violaciones de seguridad. Por lo tanto, la capacitación de los empleados en la protección de datos es vital. Esto debe incluir el conocimiento sobre las leyes de protección de datos y lo que esto implica para su trabajo diario.
También deben recibir capacitación sobre cómo identificar y manejar de manera segura los datos personales, y qué hacer en caso de una violación de datos. Esta capacitación debe ser regular y mantenerse al día con cualquier cambio en la legislación o las mejores prácticas.
Conclusión
En un mundo empresarial cada vez más digital, la protección de datos de los clientes se convierte en un factor crítico para la reputación y la confianza en la marca. Las pequeñas y medianas empresas, aunque a menudo se enfrentan a desafíos de recursos, no pueden permitirse pasar por alto la importancia de la protección y el manejo adecuado de los datos personales.
Por lo tanto, cumplir con el RGPD y tomar medidas efectivas para garantizar la privacidad y la seguridad de los datos personales no solo es una obligación legal, sino también una estrategia comercial sólida. Una mentalidad de protección de datos desde el diseño y por defecto debe ser un elemento esencial de cualquier plan de negocios en el actual entorno digital.